海外傳統產業內部培訓試算表應用

Excel在傳統產業已經有著不可被取代的地位，許多公司不管大小雖都有ERP，但總有許多報表還是得依靠Excel。今天來聊聊Excel自學，把我從大學到未來分成五個階段，本文會舉實際案例，談Excel如何應用在傳產資訊流改善：

1. 階段一：程式技巧(2004–2007)
   剛上大學時，有一部分的課程會需要用到Excel，起初不知道的功能都會在網上找教學，漸漸地發現『函數』的強大，開始專研怎麼應用函數，甚至到使用VBA。
   爾後進傳產才發現，負責處理報表的辦事員，大多此階段。不過當你嘗試著與其討論更快的函數或方法，他們大多會非常樂意學習，因此用Excel做為傳產辦公室的『切入點』，是很加分的。
2. 階段二：需求探討(2008–2016)
   到了大三下找指導教授做單晶片專題，那時候第一次體會到垃圾進與垃圾出的道理，因此重新檢討數據代表的物理意義，經過近2年的努力，該專題在全國大專節能比賽獲獎。
   而這個探討數據的技能進到傳產，能應用的程度更加廣泛，因為許多辦事員本身尚未學習到較全面的實際流程，不管是主管沒教或者自己不想學。我本身算是非常幸運，遇到的主管多數都是會教我實際流程的。也因此經常與辦事員討論Excel，過程中有許多問題自己不會時都會再次到網上查，例如：如何在儲存格下拉，如何用VBA破解試算表密碼等等。
3. 階段三：需求串聯(2017–2019)
   2017年到一間不到2年的新創小鞋廠(約500人)，當時生管填寫大量的日報表，二代老闆本身有IT學歷，加上主管的推薦，我獲得這次串聯全生產的機會，而這份報表的完成，也讓我自身的Excel提升到串聯的階段。
   那時候的我，還不知道關聯式資料庫，因此把資料庫與目視需求合併在一起，可以透過以下內文的圖片了解。
4. 階段四：需求梳理(2020-至今)
   目前這家工廠因為ERP沒有起到協助作用，使用Excel程度更加廣泛，主管在幾次交辦需求後得知我Excel的能力，因此讓我組織會議與各部門討論，流程重新梳理與串聯。而我在網上又剛好查到關聯式資料庫，自學後正嘗試著用架構層級的概念來實現。
5. 階段五：物件導向、演算法(未來)
   與工廠IT討論後，才知道我所謂的架構層級，在IT術語中叫需求規劃書，而過程需要把資料正規化。為了想要更進一步了解，在網路又查物件導向、演算法等專有名詞，對這些以前在修課才能聽到的名詞，好像又更進一步的了解，未來會繼續朝向這方面學習。

接下來開始分享2017年的實際案例：

日報表

鞋廠常見指標有三：IE達成率、排單達成率、人均小時產出。

IE達成率

每個鞋型都有它的標準工時，若產線完成1雙，我們可以理解成這是該產線賺取的標準工時，而每天上班的時數就是投入工時，而這兩個數據就可以得出IE達成率。

儲存格BG6是1月2號，應用變數的概念，因為這樣公式往右拉就可以全部完成。

建立另外一個表格，處理各製程的賺取工時，再由母表函數來子表抓取。

公式理解：sumif(“去哪裡找”，”找什麼”，”找到加起來”)

型體資料庫，提供賺取工時表格下拉後帶出”秒值”

排單達成率

排單達成率或稱為進度達成率，目的是為了滿足交期。因此會產生目標量，一般會參考IE的工時，但大多數的生管都會依經驗值再進行調整。

母表的排單達成則是查找子排單表裡面抓取1月2號，然後取得目標總量與實際總量，

人均小時產出

一般英文為PPH、POH、UPH。PPH=排單實際產出 / 投入工時

完成三個日指標，往右拉即可拓展成年報。上面紫色部分則是以月為單位做統計。

添加摺疊的功能，僅顯示各指標達成率

再次摺疊到僅剩月指標達成

週報表

以同樣邏輯可以從日拉出週，這可以解決生管處理跨月的統計小困擾。

產量

最後新增一份表格用於檢查IE產量是否等於排單實際產量。若兩邊表單輸入有誤差，這份表單可以提醒是哪一天有誤差。

小時產出

生管每小時截圖，圖上面是有數據的一天，下面是還沒有數據的一天。

這份檔案完成後，裡面的數據還需要連結到另外兩份檔案，一份是PO交期，一份是生產獎金。這兩個檔案是分開的，下週一在補上。

總結：

這樣雖然解決當時的痛點，但是未來要新增組別很麻煩，目前這檔案只能處理6組別，鞋廠幾十條針車線是很常見的，因此這僅能提供小廠或者是需求規劃討論雛形，真正要把它變成系統或者上雲端，還有很多路要走。
希望這次的分享對有興趣的讀者有幫助，若有需要這個檔案也可以Email聯繫，能免費提供。